Archiv komunikací – domácnost

Je třeba mít na paměti, že dokumenty jsou uloženy v archivu, aby je bylo možné používat tak dlouho, dokud jsou cenné: 3, 5, 10, 25, 40, 75 let, století. Dokumenty musí být po celou dobu uchovávání chráněny před nepříznivými podmínkami, poškozením jejich fyzického základu a textu na nich vytištěného, ​​jakož i před krádeží a ztrátou z nedbalosti.

Prvním požadavkem pro vytvoření optimálních podmínek pro uložení dokumentů je přítomnost budovy splňující všechny parametry zajištění jejich bezpečnosti. Staví se speciální budovy pro státní archivy. Nejčastěji se používají standardní projekty vyvinuté pro archivy s různým objemem dokumentů 7 .

V případě, že je budova archivu speciálně konstruována, musí být její výstavba a provoz prováděny v souladu s požadavky požární bezpečnosti stanovenými GOST 12.1.004-76 „Pokyny pro navrhování archivů“, „Normy požární bezpečnosti pro navrhování archivů“. budovy a stavby“, pravidla a pokyny pro požární zabezpečení v institucích Federální archivní služby. Pokud je budova (místnost) přidělena k přeměně na archiv, lze ji uznat jako vhodnou až po prohlídce. Odborná komise složená ze všech specializovaných služeb (archivní, požární, sanitární, bezpečnostní) pečlivě prozkoumá prostor přidělených prostor; umístění této místnosti v budově (podlaží); umístění stavby; stavu fyzikálního a chemického prostředí místnosti. Na základě těchto kritérií by měly být získány konkrétní údaje. Pokud prostory splňují výše uvedená kritéria, je sepsán protokol, který podepíší všichni členové odborné komise 8 .

Požadavky na prostory archivu jsou stanoveny v moderních regulačních a metodických dokumentech, především v Základních pravidlech provozu archivů organizací, dále v řadě GOST a metodických rozvíjeních. Podmínky uchovávání dokumentů jsou rozlišeny v závislosti na skladbě dokumentů (film, foto, video, zvuk) archivu a informačních médií (papír, film atd.). Existují obecné požadavky na archivní skladovací prostory. Nejprve musíte vědět, co je pro archivní prostory nepřijatelné:

1. místnost by neměla být zchátralá, dřevěná, suterénní, půdní, nevytápěná nebo bez přirozeného větrání;

2. V blízkosti prostor archivu by se neměly nacházet žádné požárně nebezpečné předměty ani organizace využívající požárně nebezpečnou techniku;

3. V blízkosti prostor archivu by neměla být průmyslová zařízení, která znečišťují ovzduší agresivními plyny a prachem.

4. Archiv nelze umisťovat v blízkosti provozoven stravovacích služeb nebo skladů potravin. Jejich obyvatelé, mikroorganismy i hlodavci, mohou konzumovat archivní dokumenty.

Hlavní prostory budovy jsou vyhrazeny pro skladování; jsou izolovány od studovny a administrativních prostor. Kromě nich jsou vyžadovány: místnost pro příjem a analýzu příchozích případů; prostor pro dokumenty zasažené škůdci (izolátor); pracovní místnosti pro zaměstnance; čítárna s oddělenou místností pro dočasné uložení dokumentů; místnost pro neutralizaci dokumentů s autonomní odsávací ventilací, kde lze v případě potřeby instalovat dezinfekční komoru; prostory pro restaurování a vazbu dokumentů a jiné 9.

Sklad je organizován v izolované místnosti. Na úložiště jsou kladeny nejpřísnější požadavky:

1. kombinace skladovacích zařízení a pracovních prostor pro jakýkoli účel není povolena;

2. Skladovací prostory není dovoleno umísťovat v nevytápěných, vlhkých, nevyhovujících prostorách, jakož i v prostorách s kamnovým vytápěním;

3. skladovací prostory musí mít východy k výtahům a schodiště vhodné pro evakuaci a nouzový východ;

4. Vnitřní výzdoba skladovacích prostor by měla být prováděna s použitím materiálů, které neshromažďují prach a nejsou zdrojem prachu nebo agresivních chemikálií. Podobné požadavky musí být uplatněny na všechny materiály používané při výrobě skladovacích zařízení a zařízení pro skladování dokumentů;

5. Ve skladovacích prostorách není dovoleno pokládat vodovodní a kanalizační potrubí, jakož i přívody technologické nebo užitkové vody;

6. prostory musí být ohnivzdorné a zaručené proti zaplavení;

7. Elektrické rozvody ve skladech musí být skryté, zásuvky utěsněné nebo poloutěsněné. Skladovací prostory jsou vybaveny obecnými nebo podlahovými elektrickými spínači;

8. skladovací prostory jsou od přilehlých archivních prostor odděleny protipožárními stěnami a stropy s požární odolností minimálně 2 hodiny;

9. Vývody požární vody by měly být umístěny na schodištích;

10. umístění skladovacích zařízení v místnosti bez oken je povoleno pouze tehdy, je-li větrání zajišťující 2-3 výměny vzduchu za hodinu;

11. Laboratorní a výrobní prostory by měly být co nejdále od skladovacích prostor a neměly by mít společné ventilační potrubí 10.

Umístění dokumentů do úložiště je spojeno nejen se zajištěním jejich bezpečnosti, ale také s případným rychlým vyhledáním k použití. Není dovoleno ukládat dokumenty na podlaze, parapetu nebo v nesmontovaných hromadách. Stacionární kovové regály (případně dřevěné, ošetřené ohnivzdornou kompozicí) jsou instalovány ve skladových prostorách a kovové skříně slouží k uložení zvláště cenných spisů a účetních dokumentů. Pořadí instalace stojanů je následující: šířka hlavních uliček (mezi řadami stojanů) je 120 cm; uličky mezi stojany – 75-80; vzdálenost mezi stěnou a stojanem rovnoběžně s ní je 75; vzdálenost mezi stěnou a koncem stojanů je 45; vzdálenost od podlahy ke spodní polici – 20; a v suterénech – 30 cm Stojany jsou instalovány kolmo ke stěnám s okenními otvory a topným systémem. Toto pořadí instalace polic zajišťuje šetrné teplotní a světelné podmínky pro uložení pouzder.

Rozměry regálu: výška – 220-240 cm, šířka jednostranného regálu pro horizontální uložení krabic a svazků – 35-40, výška vzdálenosti mezi policemi – 40 cm; pro vertikální skladování je šířka jednostranného regálu 25-30 cm; vzdálenost mezi policemi je 35 cm.

Pokud má archivní místnost výšku více než 4 m, pak pro racionální využití prostoru je vhodné instalovat dvoupatrové regály s mezipatrovými stropy a pohodlnými schody se zábradlím, které zajišťují bezpečnost práce. Pro uložení velkoformátových dokumentů (karty, mapy, plány) jsou vyráběny speciální regály.

Efektivní provoz prostor závisí na správném určení účelu kancelářských prostor, což napomáhá při práci s dokumenty, a na racionálním umístění dokumentů ve skladech. Pro pohodlí a rychlost práce ve skladech se používají skládací a lehké mobilní stoly, stabilní a lehké štafle.

Elektrické rozvody ve skladech jsou povoleny pouze skryté nebo v plynovém potrubí, svítidla jsou polohermetická; rozvaděče a vypínače jsou instalovány mimo sklad 11.

Efektivní provoz prostor závisí na správném určení účelu kancelářských prostor, což napomáhá při práci s dokumenty, a na racionálním umístění dokumentů ve skladech.

Pokud je úložiště určeno přímo pro uchování dokumentů, je vhodné vyčlenit v archivu prostory pro jejich využití. Musí zajistit normální fungování čtenářů a badatelů. V prostorách by měla být studovna pro práci s dokumenty různých velikostí a typů a dále tyto hlavní oblasti: vydávání dokumentů badatelům; systémy pro vyhledávání informací; dočasné uložení dokumentů po dobu jejich používání 12.

Každý archiv vypracovává plán evakuace dokumentů v mimořádných situacích (požár, záplavy atd.). Plán by měl zajistit přednostní evakuaci zvláště cenných dokumentů a složek trvalého úložiště.

Pro zajištění bezpečnosti dokumentů je důležitá nejen samotná budova (místnost), ale i zázemí v ní. Parametry tohoto prostředí jsou dány dodržováním skladovacích režimů.

Nárůst obchodní aktivity a úrovně zaměstnávání moderních manažerů nutí mnohé přesunout určité množství práce domů, a proto je potřeba uspořádat dokumentaci na domácím pracovišti a správně zorganizovat samotné místo. Pro obchodníky je zvláště důležitý správně organizovaný systém pro ukládání a používání dokumentů, protože přímo určuje efektivitu práce a emoční stav zaměstnance (nedostatek organizace v papírech může vést k nepříjemným důsledkům nebo stresu jak pro jejich majitele, tak pro jeho majitele). rodinní příslušníci). Dalším problémem v rámci domácího archivu je rozhodování o umístění toho či onoho materiálu tak, aby byla zajištěna jeho bezpečnost a dostupnost informací v něm obsažených, přičemž archivní systém umožňuje zohlednit četnost využívání informací a právní význam každého dokumentu.

• • aktuální archiv – používá se pro dokumentaci, která musí být neustále konzultována za účelem odkazu nebo předložení „příslušným orgánům“, jakož i pro dokumentaci s krátkou dobou použitelnosti. Takový archiv, s výjimkou své hlavní části, se vyznačuje rychlým obratem materiálů;
• • trvalý, nebo konstantní, archiv – obsahuje dokumenty s delší dobou použitelnosti, ke kterým se málokdy přistupuje;
• • speciální archiv – obsahuje dokumenty nebo informace pouze jednoho typu. Používá se k uspořádání materiálů, jejichž svazky jsou příliš velké pro hlavní archivní sekci;
• • pracovní archiv – obsahuje dokumentaci související s odbornou nebo tvůrčí činností vlastníka.

Jak již bylo zmíněno, neexistuje žádný dokument upravující organizaci domácího archivu, ale aby byl účinný, musí domácí archiv splňovat řadu požadavků.

Za prvé, měl by obsahovat pouze nezbytné dokumenty, od kterých se skutečně nelze obejít, nebo dokumenty, které mají určitou historickou, kulturní nebo vědeckou hodnotu.

Za druhé, archiv musí být objednán a archivační systém musí být viditelný a logický a mít co nejjednodušší formu.

Za třetí, musí být zajištěn snadný a rychlý přístup k informacím, které souvisí s umístěním a fyzickou podobou organizace archivu.

Za čtvrté, Je nutné, aby se dal archiv snadno dát do pořádku. Mělo by být snadné používat.

Páté, Archivační systém musí být flexibilní. Objem archivu by se měl snadno rozšiřovat a zmenšovat.

Při organizaci domácího archivu byste se měli řídit řadou zásad. Vlastník musí jasně rozumět účelu archivu a povaze dokumentů, které by měly být systematizovány, na základě čehož se vybírá typ archivu. Zároveň by měly být jasně rozlišeny domácí práce a pracovní dokumenty. Při třídění domácí dokumentace je třeba rozlišovat dokumenty právní hodnoty a méně významné materiály: noviny, časopisy, recepty atd.

Kromě hlavního archivu pro ukládání nezdokumentovaných informací, ke kterému je však nutný rychlý a snadný přístup, by měla být vytvořena kniha odkazů, která by obsahovala výše uvedené informace a kód archivu. Vytvořený systém musí být neustále sledován: zmatek v archivu znemožní veškeré snahy o jeho uspořádání.

První fází vytváření archivu je tedy určení jeho účelu, povahy utajovaných dokumentů a uživatelů.

Při výběru systému se můžete řídit následujícími používanými prioritami: ukládání dokumentů, vyhledávání dokumentů, připomenutí věcí, které je třeba udělat, priorita věcí, které je třeba udělat. Hlavní sekce archivu lze vytvořit několika způsoby, při výběru kterých je však třeba dodržovat následující pravidla:

• • rozdělení na hlavní témata by mělo být co nejobecnější, aby zůstalo v čase konstantní;
• • při rozšiřování nebo zužování archivu by se základní struktura neměla měnit pouze přidáváním nových podtémat a podsekcí;
• • definice každého hlavního tématu by měla být dostatečně široká;
• • všechny materiály na stejné téma je nutné ukládat do jedné složky;

• je třeba se vyvarovat duplikace dokumentů, které patří do různých kategorií, je lepší umístit křížový odkaz na materiál jako „viz. Také. “ nebo „viz v sekci. ” Zde je přibližná struktura domácího archivu.

Přibližná struktura domácího archivu

• 1. Poplatky za služby:
• 1.1. Nájemné
• 1.2. Elektřina
• 1.3. Plyn
• 1.4. Voda
• 1.5. Telefon
• 1.6. Rádio
• 1.7. Kabelová televize
• 1.8. Internet
• 1.9. Alarm systém (zabezpečení bytu)
• 2. Základní certifikáty/certifikáty/dokumenty
• 2.1. Identifikační doklady
• 2.2. Vzdělávání
• 2.3. Ocenění a certifikáty
• 2.4. Členství v organizacích
• 2.5. Notebooky/kalendáře
• 2.6. Wills
• 2.7. Dokumenty pro domácí mazlíčky
• 3. Financovat:
• 3.1. Rodinná finanční kniha
• 3.2. Daně
• 3.3. Pojištění
• 3.4. Bankovní vklady
• 3.5. Cenné papíry
• 3.5.1. Propagace
• 3.5.2. Dluhopisy
• 3.5.3. Ostatní
• 3.6. Půjčky a úvěry
• 3.7. Příspěvky do penzijního fondu
• 4. Vlastnictví
• 4.1. Kniha zásob (majetků).
• 4.2. Byt (dům)
• 4.2.1. Dokumenty
• 4.2.2. Oprava
• 4.2.3. Konstrukce
• 4.3. auto(a)
• 4.3.1. Dokumenty

• 4.3.2. Oprava a doplňování paliva
• 4.4. Letní chata
• 4.4.1. Dokumenty
• 4.4.2. Opravy a rozšíření
• 4.4.3. Příspěvky
• 4.5. Garáž
• 4.5.1. Dokumenty
• 4.5.2. Opravy a vybavení
• 5. Zájmy a koníčky
• 5.1. Zahradní pozemek
• 5.1.1. Rostliny a výsadby
• 5.1.2. Hnojiva a zpracování
• 5.2. Rybaření
• 5.3. Sbírání hub
• 5.4. Pokojové rostliny
• 6. Medicína a zdraví
• 6.1. Lékařské záznamy
• 6.2. Zdravotní pojištění
• 6.3. Předpisy na léky
• 6.4. Články v novinách/časopisech
• 7. Domácnost
• 7.1. Recepty na vaření
• 7.2. Návod k obsluze domácích spotřebičů
• 7.3. Záruční listy
• 7.4. Užitečné rady
• 8. Domácí podnikání
• 8.1. Licence a patenty
• 8.2. Smlouvy a dohody
• 8.3. Daně
• 8.4. Držák vizitek

Při umístění dokumentace je tedy důležité vzít v úvahu způsoby práce s ní a povahu materiálů, na základě kterých se vybírají pomocné prostředky a umístění v domě. Při organizování pracovního archivu se zohledňuje plocha poskytovaná materiálům a objem odvedené práce. Hlavním kritériem pro umístění je priorita případů.