Kdy by měla být provedena destrukce?

Každá organizace vede dokumentaci. Časem se archivní police zaplní a je nutné hledat místa pro uložení nové dokumentace. Staré papíry v archivu jsou ty, kterým vypršela platnost.

Lze je recyklovat, ale ne všechny najednou. Je nutné provést podrobný rozbor a kontrolu papírů, abychom přesně určili, které z nich lze bez vážných následků zlikvidovat.

Důležité dokumenty nemůžete jen tak spálit nebo vyhodit. Tímto způsobem můžete nést odpovědnost za porušení právních požadavků na ukládání dokumentů a získat obrovskou pokutu ve výši několika set tisíc rublů.

To se často stává, když společnost nemůže poskytnout papír požadovaný regulačním úřadem s vysvětlením, že byl zničen nebo ztracen.

Kdo se zabývá likvidací dokumentů?

Likvidace dokumentů vyžaduje vytvoření speciální komise. Musí se skládat minimálně ze dvou osob. Zpravidla se jedná o zaměstnance z různých oddělení organizace, včetně oddělení, jehož doklady je třeba zničit. Komise musí podepsat zákon o zničení dokumentu.

Je důležité mít na paměti, že za dokumentaci, která má být zlikvidována, odpovídají členové komise. K tomuto problému je třeba přistupovat se vší odpovědností a pozorností, aby nedošlo k chybě a zničení důležitých materiálů.

Musíte také vědět, že mnoho dokumentů musí být uchováváno po dobu pěti let, jinak hrozí vážné sankce.

Postup postupu

Postup zničení dokumentů je rozdělen do fází. Nejprve jsou identifikovány papíry, u kterých bude provedeno hodnocení hodnoty. Pokud nejsou seřazeny podle roku, tak začínají tam. Zpravidla se jedná o práci archiváře nebo sekretářky.

Když jsou dokumenty připraveny, musí je komise odborně posoudit. Zkoumání hodnoty dokumentů potvrzuje, že dokumenty s prošlou dobou uložení se ničí, nemají pro podnik žádnou hodnotu a neobsahují důležité informace týkající se konkrétního případu.

Po posouzení by měl být vypracován zvláštní zákon. Uvádí všechny dokumenty, které je třeba zničit. Pokud již došlo k nějakému úkonu, můžete provést samotné řízení o likvidaci papíru. Po jeho dokončení musí být akt schválen komisí.

Pokud jde o způsoby ničení dokumentů, v současné době jich existuje několik:

• Skartování je nejoblíbenější a nejjednodušší metoda
• Nejekologičtější a nejbezpečnější je spalování ve speciálních pecích
• Likvidace na místě – provádí specializovaná firma

Drobné organizace si mohou dokumentaci samy zničit, například rozřezáním papírů.

To je ale možné pouze v případě, že archiválie nejsou tajné a doba jejich uložení již vypršela.

Likvidaci dokumentů nepodléhajících ukládání metodou skartace využívají organizace, které mají stacionárně instalovanou skartovačku.

Instalace umožňuje současně zničit 7-85 listů dokumentů. Skartovačka může mít kapacitu od 13 do 300 litrů. Klasifikace skartovačů je založena na technice skartování papíru, kterou provádějí.

• Ploché řezačky – plechy nakrájíme na tenké proužky, které se následně vysypou do speciální nádoby.
• Skartovačky – rozdrtí dokumenty na drobky. Tato zařízení provádějí ničení archivů obsahujících tajné dokumenty a také ničení účetních dokumentů s prošlou dobou uložení.
• Drtiče jsou vybaveny speciálním sítem, který umožňuje nastavení šířky drcených archů.
• Průmyslová – používá se pro skartaci velmi silného papíru.

Skartovačky umí skartovat dokumenty na pásy o šířce 3,9-6 milimetrů, nebo drobky o průměru menším než 0,5 milimetru. Velikost částic papíru závisí na stupni důvěrnosti informací na papíře.

Ničení dokumentů spálením mohou provádět pouze speciální firmy v souladu se zákonem. K tomu se používají speciální pece. Jiná paměťová média, jako jsou flash disky, disky a diskety, lze také likvidovat v pecích.

Zaměstnanci organizace zabývající se likvidací dokumentů zapečetí papíry do speciálního kontejneru, sepíší se zákazníkem smlouvu o skladování a kontejnery s dokumentací přivezou na místo zničení.

V závodě se papíry ponoří do pece, kde se zcela zničí. Po tomto postupu obdrží zákazník recyklační certifikát. Tento způsob likvidace dokumentů je nejspolehlivější a nejdůvěrnější.

Během recyklace na místě cestují zaměstnanci specializované společnosti do organizace zákazníka, aby zničili papíry na místě. K provedení operace se používá průmyslový drtič instalovaný v nákladním automobilu. Je schopen skartovat až dvě tuny listů za jednu hodinu.

Tato forma likvidace dokumentů není považována za zcela spolehlivou. V případě potřeby a přání lze skartované listy obnovit. Proto tato metoda není vhodná pro tajná média.

Po skartaci je papírový odpad slisován a poté je transportován na místo k dalšímu zpracování.

Vypracování zákona o zničení dokumentů

Při sepisování aktu o zničení dokumentů neexistuje přísná norma pro jeho provedení. Zákon může být sepsán ve volné formě nebo za použití vzorku konkrétního podniku.

Bez ohledu na zvolenou možnost registrace aktu má vždy stejnou strukturu:

• Dokument začíná záhlavím, které obsahuje název organizace.
• Dále se samostatně identifikují členové komise.
• Je sestavena speciální tabulka nebo jednoduchý seznam, který uvádí veškerý papír k recyklaci.
• Pokud je objem příspěvků velmi velký, je třeba je rozdělit do kategorií a zadat do formuláře jako samostatné položky.
• Zákon může zaznamenat váhu nebo objem zničené dokumentace.

Po sepsání aktu je nutné, aby jej podepsala komise a vedoucí organizace.

Na akt není nutné dávat razítko, protože se týká interní dokumentace podniku.

Při sepisování aktu můžete použít běžné listy papíru A4 nebo firemní hlavičkový papír. Můžete jej vyplnit buď na počítači, nebo ručně.

Počet kopií se rovná počtu lidí z provize plus kopie pro samotnou firmu. Všechny kopie musí být odpovídajícím způsobem ověřeny.

Pokyny k vyplnění aktu

Na pravé straně listu na samém začátku je třeba umístit celý název organizace, datum, kdy byl akt vytvořen, číslo dokumentu v závislosti na toku interních dokumentů.

Na levé straně listu musíte uvést informace o vedoucím organizace: jeho pozice, příjmení, jméno, patronymie. Jeden řádek musí zůstat prázdný. Manažer na něj později podepíše.

Dále se doprostřed napíše název dokumentu.

Hlavní část aktu musí nutně odrážet:

• Důvody, na kterých lze dokumentaci likvidovat (rozkaz, příkaz ředitele atd.). Dále je nutné uvést datum, soupis s pořadovými čísly dokladů.
• Složení komise včetně jejích členů a předsedy, jejich funkce, příjmení, jména, patronymie.
• Zaznamenaný odborný posudek a vybrané dokumenty k likvidaci s jejich podrobným seznamem. Pod seznamem nebo tabulkou je třeba uvést jejich počet čísly a slovy. Do dokumentu je nutné uvést i způsob recyklace papírů.

Po sepsání zákona musí být tento zákon ověřen všemi členy komise svými podpisy. U podpisů musí být uvedena jména jejich vlastníků.

Poté můžete úkon převést na manažera. Po prozkoumání to osobně potvrdí svým podpisem.

Uložení aktu

Když jsou dokumenty zničeny, akt je sepsán a potvrzen, je předán k uložení do archivu podniku. Doba uložení pro úkony zničení dokumentů je stanovena zákonem.

V případě potřeby lze akt vytáhnout z archivu a použít k řešení případných problémových situací, které mohou nastat.