Archiv dokumentace – vaše řešení

Proč firmy digitalizují účetní doklady? Hlavní důvod leží na povrchu: jednoduše, v podnikání musíte potvrzovat každou transakci. Po všech operacích stát požaduje jejich listinné potvrzení, a to jsou naše papírové dokumenty: úkon, faktura, smlouva, specifikace. Ukládat tyto dokumenty v papírové podobě je nepohodlné – musíte k nim přistupovat příliš často. Je výhodnější archiv digitalizovat a získat snadný přístup ke skenování dokumentu. To přináší myšlenku: musíme najít řešení, aby byly všechny dokumenty propojeny s databází 1C. Existuje takové řešení – „Scan-Archive“. Proč je ziskový, kdo ho kupuje a jak se mění práce ve firmě, říká Anna Khomutova, specialistka společnosti GANDALF, která se Scan-Archivem spolupracuje téměř od jeho vývoje.

Které společnosti se uchylují k automatizaci?

O automatizaci dokumentů se v poslední době nejvíce zajímali výrobci a alkoholový průmysl. Tyto společnosti mají zpravidla rozsáhlou pobočkovou síť, jedná se o velké holdingy, jejichž prioritou je transparentnost práce s archivem. Pokud se kanceláře společnosti nacházejí na různých místech: Moskva, Petrohrad a například geograficky vzdálený Jekatěrinburg, každá pobočka má účetní oddělení, je potřeba každou pobočku kontrolovat. Zároveň musí být dokumenty pobočky okamžitě k dispozici účetnímu oddělení ústředí. Firmy lze také rozdělit na dva typy – podle převažujícího typu dokumentů. Společnosti prvního typu provádějí více zásilek. Jde o společnosti, které hodně prodávají a potřebují mít kontrolu nad odchozími dokumenty. Ti druzí jsou kupující, kteří mají více příchozích dokladů. Tito lidé mají větší zájem o uchovávání a digitalizaci dokumentů při přijetí. Mezi stavebními firmami se v poslední době objevila naléhavá potřeba automatizace. Kromě standardních dokumentů potřebují kontrolu a uložení specifikačních dokumentů a projektové dokumentace, které je také potřeba přiložit ke každé transakci. „Scan-Archive“ to umožňuje, stačí si vybrat, zda se bude jednat o automatické rozpoznávání typů dokumentů, které bude vyžadovat pečlivou konfiguraci, nebo částečně ruční vazbu. Pokud operátor nahrávající dokumenty do archivu uvidí sken smlouvy nebo projektové dokumentace, pochopí, že tento dokument potřebuje propojit se samostatnou realizací nebo účtenkou – a to lze provést jedním tlačítkem. Poté můžete jít do provozu a prohlédnout si celý balík dokumentů k němu. Je to pohodlné.

Jaké problémy pomůže Scan-Archive vyřešit?

„Scan-Archive“ není jen elektronický archivační program, je to celý standard pro řízení vracení dokumentů. Nestačí pouze ukládat dokumenty do databáze, musíte mít pohodlný nástroj k jejich ovládání. Vezmeme-li práci účetního, hlavního účetního, generálního ředitele, každý potřebuje kontrolu nad vracením dokladů, protože tím eliminuje rizika v jeho vlastní práci nebo v podnikání obecně. A pokud manažer vidí v práci transparentnost, má přístup ke každému dokumentu, chápe, zda je v jeho účetním oddělení vše na svém místě, zajišťuje jeho bezpečnost. A účetní zase bude moci kontrolovat vratky jak od dodavatelů, tak odděleně od každého zaměstnance, který byl za doklady zodpovědný. „Scan-Archive“ je řešení, které si společnost GANDALF vyvinula a sama ho používá. Nyní společnost praktikuje rozesílání dopisů za účelem vracení dokumentů: zvlášť pro každého logistu, pro každé oddělení. Každý zaměstnanec zapojený do toku dokumentů rozumí své roli, dokumenty tak dorazí do účtárny včas a není těžké reagovat na požadavky finančního úřadu.

Existují nějaké potíže během implementace a používání?

Problémy jako takové nevznikají, pokud správně přistoupíte k procesu implementace tohoto řešení do firemních procesů. A to není jen nákup a dokonce instalace programu na počítačích uživatelů. Jedná se o restrukturalizaci interní práce, je to nový způsob myšlení pro všechny zaměstnance zapojené do toku dokumentů společnosti. Když nabízíme Scan Archive, naším hlavním úkolem je zjistit, jaký je obchodní proces klienta, kde se tisknou dokumenty, kolik kanceláří je po celé zemi, jaká oddělení jsou zapojena: logistika, prodej, účetnictví. Není důležité jen spočítat, kolik licencí bude potřeba pro pohodlnou práci, ale je pro nás důležité poskytnout nějakou metodiku, se kterou bude restrukturalizace společnosti probíhat s minimálními obtížemi. Pro realizaci na klíč je nutná analýza: které dokumenty čárovým kódem, jaké má organizace odchozí formy, jaké příchozí dokumenty – zejména pokud existují nesjednocené formuláře. Práce je zajímavá, protože v každém případě řešíme jedinečný problém. Díky tomu program rozšiřuje svou funkčnost, dostává nové funkce a aktualizace a experti na implementaci rozšiřují své zkušenosti. A klient naše služby uzavře, až když je naprosto spokojený a pochopí: vše, co jsem chtěl, mi bylo doručeno. Jedním z nejobtížnějších aspektů je proces rozpoznávání příchozích dokumentů. Procento uznání závisí na tom, jak program školíme: nastavujeme pravidla pro konkrétní dokumenty a nesjednocené formuláře. Samotná práce na nastavení příchozích dokumentů je kreativní prací. Programátor si musí představit sám sebe na místě uživatele a zjistit, jaká data zvýraznit, aby byl dokument rozpoznán. V tomto případě však existují úspěšné praktiky: například správce systému společnosti Grasys řekl, že s příchozími dokumenty nemají žádné problémy. Je zřejmé, že formy příchozích dokumentů mohou být různé a není možné vzít v úvahu všechny složitosti jejich provádění protistranami. Program je ale snadné se naučit, a pokud jednou za den v účtárně dokument nerozezná, okamžitě odešle sken administrátorovi, ten nastaví pravidla – a vše je okamžitě rozpoznáno.

Když se objeví neobvyklé požadavky

Někdy, během procesu implementace Scan-Archive v podniku, má klient individuální přání. Existuje například velká společnost zabývající se výrobou a prodejem potravinářských výrobků. Společnost plánuje samostatně implementovat Scan-Archive – mají zkušeného programátora. Zároveň nám ale společnost zadala mimořádný úkol: jak optimalizovat zadávání odchozích dokladů. Tato organizace má mnoho odchozích dokumentů. Když jsme hodnotili proces skenování a jak dlouho by to zabralo, rozhodli jsme se, že by bylo vhodné to dělat v noci (výrobní směny jsou zde dlouhé 16 hodin). Bylo rozhodnuto vytvořit regulovanou úlohu v 1C, která by spustila Scan-Archive a částečně provedla práci bez přítomnosti operátora. Faktem ale je, že Scan-Archive neukončí relaci, pokud není něco rozpoznáno – takže operátor programu má jistotu, že nakonec všechny skeny skončily tam, kde měly být. Navrhli jsme řešení: vytvoření modifikace, se kterou v určitém období „1C“ spustí relaci „Scan-Archive“ v automatickém režimu. Do této relace budou načteny odchozí dokumenty z konkrétní složky – s čárovým kódem. Dokumenty, které jsou rozpoznány, zůstávají v relaci, a pokud dokument není rozpoznán, je z relace automaticky odstraněn. Rozpoznané skeny jsou poté odeslány do nakonfigurovaného cílového úložiště. Jsou odstraněny z původní složky a ponechány pouze ty, které nebyly v relaci rozpoznány. To snižuje náklady na práci již v samotném Scan Archive: operátor přijede a část práce je již hotová. Zbývá pouze pomoci programu rozpoznat zbývající dokumenty.

Proč klienti odmítají Scan-Archive

Někdy klient nemůže okamžitě zjistit, o jaký druh úpravy se jedná. A proto v reakci na návrh namítá: „Máme spoustu dokumentů.“ Ale „Scan-Archive“ je program speciálně pro velké společnosti s velkým tokem dokumentů. Právě oni jsou povoláni k pomoci. Pokud je firma velká, pak často dostává žádosti o dokumenty od finančního úřadu a ten musí připravovat odpovědi. Kromě toho mohou být požadavky velmi objemné – 100, 200 listů. Stojí za to připomenout, jak jsou dokumenty pro tuto žádost připraveny, okamžitě je jasné, že s tolika dokumenty není „Scan-Archive“ ani rozmarem, ale nutností. Pokud jsou vysoké náklady na skenování děsivé, pak jsme si již ověřili: za hodinu lze naskenovat 3000 dokumentů. Zároveň vám okamžitě navrhneme „life hack“: nemusíte rozepínat sponky, což zabere spoustu času, stačí odříznout roh dokumentu. Dokumenty tím netrpí a šetří to poměrně dost času. Někdy se cena zdá vysoká, ale výhody produktu stojí za to: „Scan-Archive“ poskytuje kontrolu nad vracením dokumentů, pomáhá s digitalizací minulého archivu a umožňuje hromadné nahrávání na základě odpovědi finančního úřadu . Pro začátek si můžete program pronajmout, abyste viděli jeho skutečné výhody z vlastní zkušenosti. To také pomůže, pokud účetní již chápe hodnotu řešení, ale jeho nákup musí být dohodnut s vedením.

Můžete vypočítat návratnost skenování-archivu pro váš podnik.

Sami zákazníci – ti, kteří již řešení používají – pomáhají odpovídat na námitky. Například ředitel logistiky společnosti Roofing and Isolation poskytl upřímnou zpětnou vazbu k implementaci Scan-Archive v podniku. Vedení společnosti se podle ní v tuto chvíli potýkalo s negativitou všech zaměstnanců. Zdálo se, že je to již ztracený projekt: nikdo nechtěl skenovat, nechápal, k čemu to všechno je. Pomohla podpora specializovaného programátora „GANDALF“, který poradil, jak zavést přechod na nový obchodní proces. V důsledku toho negativita ustoupila výkřikům: jak je dobře, že existuje zpráva o vrácení dokumentů, zpráva o stavu transakce. Spokojení zaměstnanci nekontaktují účetního ani nehledají dokumenty, ale místo toho dokončí transakci v programu a dokumenty pošlou klientům. Osoba odpovědná za sledování vyřizování žádostí z finančního úřadu je potěšena možností hromadného nahrávání dokumentů.

O výsledcích implementace „Scan-Archive“ ve společnosti „Střešní krytiny a izolace“ Přečtěte si recenzi

Ale to je výsledek dlouhé a obtížné cesty k restrukturalizačním pracím. Pokud tedy chcete úspěšně komunikovat s vládou, získat transparentnost v toku dokumentů a jistotu, že všechny dokumenty jsou na svém místě, jednoduchý program pro digitalizaci a elektronické ukládání dokumentů nestačí. Zde potřebujeme standard pro kontrolu finančních dokumentů – a ten poskytuje Scan-Archive po úspěšné implementaci v systému 1C a integraci do podnikových procesů společnosti. Toto mladé řešení se již úspěšně používá ve více než 300 velkých společnostech v Rusku. Chcete vědět více? Podívejte se na video ukázku toho, jak Scan-Archive funguje.

Kliknutím na tlačítko souhlasíte se zpracováním osobních údajů a souhlasíte s c Zásady ochrany osobních údajů.

O nás

První archivní společností je tým certifikovaných archivářů pod kontrolou dvouúrovňového systému projektového řízení.

Pro ty, kteří si váží své minulosti

Jakékoli podnikání je doprovázeno dokumenty. Jsou potřebné nejen pro podávání zpráv finančním úřadům a fondům, ale také pro sledování práce společnosti. Podle statistik si archiv dokumentace vede pouze 5 % začínajících podnikatelů, což po 5-7 letech vede k papírovým nedodělkům, které brzdí práci celé společnosti a hrozí vážné pokuty ze strany regulačních úřadů. Nastavení systému pro práci s dokumenty je hlavním úkolem naší společnosti.

V souladu s federálním zákonem č. 152 ze dne 4. srpna 2011 „O osobních údajích“ je společnost First Archive Company registrována Federální službou pro dohled nad komunikacemi, informačními technologiemi a hromadnými komunikacemi v registru provozovatelů osobních údajů 11-0215123, objednávka č. 646.

OD ROKU 2008 NA TRHU ARCHIVNÍCH SLUŽEB
PRVNÍ ARCHIVNÍ FIRMA JE
Naše klíčové principy

S klienty chceme pracovat dlouhodobě. Proto příliš neprodáváme a nenafukujeme ceny za služby. Poradíme zdarma. Mnoha klientům byl z důvodu optimalizace práce snížen počáteční rozpočet na naše služby. Nevíte, kde začít pracovat s archivem? Nebojte se! Víme a pomůžeme!

Na službě pracujeme. Spolupráce s námi by měla být nejen spolehlivá, ale také pohodlná – na těchto úkolech neustále pracujeme. Pravidelně sbíráme zpětnou vazbu od klientů, optimalizujeme procesy poskytování služeb a zákaznického servisu.

Pozorný k detailům. U dokumentů pro nás nejsou žádné maličkosti, protože jde o obchodní pověst a především o bezpečnost klienta! Úložiště je vybaveno kamerovým systémem a systémem kontroly přístupu a pracovní procesy zajišťují maximální úroveň ochrany dat.

Michail Dolbin
Generální ředitel

„Náš tým pracuje na trhu, kde je vyžadována vysoká míra odpovědnosti. Dokumenty jsou důležitým médiem informací. A tyto informace pečlivě a bezpečně uchováváme, umíme je kompetentně spravovat a poskytovat je klientovi ve vhodné formě – to je naše hodnota.“

Celá škála služeb v jedné společnosti: archivní zpracování, optimalizace toku dokumentů, ukládání, likvidace dokumentů

Práce s dokumenty libovolného objemu, roku a stupně složitosti, včetně speciální vědeckotechnické dokumentace.

Organizace bezpečného uložení dokumentů mimo pracoviště ve speciálním skladovacím zařízení s požární ochranou, kamerovým dohledem a kontrolou vstupu.

Příprava a předání dokumentů do federálních, krajských a resortních archivů.

Kompletní nabídka služeb pro likvidaci dokumentů: audit dokumentace pro dokumenty s prošlou dobou použitelnosti, příprava a organizace likvidace na průmyslovém skartovačce.

Vytvoření archivu dokumentů „od nuly“, s přihlédnutím ke specifikům práce společnosti, nebo práce s existujícím archivem.

Individuální poradenství v oblasti kancelářské práce a archivace, organizace obchodních procesů, školení zaměstnanců.

O nás v číslech
Práce s archivy
Dokončené objednávky pro klienty
Spokojení zákazníci
Zaměstnanci zkušení archiváři
Korobov se nachází v našem skladovém centru
Zpracované archivované případy
Zničené dokumenty
Práce s archivy
Dokončené objednávky pro klienty
Spokojení zákazníci
Zaměstnanci zkušení archiváři
O nás v číslech
Korobov se nachází v našem skladovém centru
Zpracované archivované případy
Zničené dokumenty
5000+
O nás v číslech
Korobov se nachází v našem skladovém centru
Zpracované archivované případy
Zničené dokumenty
Práce s archivy
Dokončené objednávky pro klienty
Spokojení zákazníci
Zaměstnanci zkušení archiváři
Centrum pro ukládání a správu dokumentů

Středisko pro ukládání a správu dokumentů se nachází ve městě Podolsk v Moskevské oblasti. Budova byla postavena a vybavena při dodržení všech požadavků na archivní prostory:

24 hodinová ostraha

video monitorovací systém

udržování vlhkostních podmínek
24 hodinová ostraha
video monitorovací systém
požární hlásič
hasicí systém
udržování teploty
udržování vlhkostních podmínek
Garantujeme bezpečnost vašich dokumentů! Jsou chráněny před ohněm, plísní a zločinem.

My Zaručujeme diskrétnost a bezpečnost pomocí neosobního úložného systému. Všechny složky balíme do stejných krabic, které od sebe nelze odlišit. Pouze zaměstnanci střediska používají speciální program k identifikaci dokumentů pomocí jedinečného čárového kódu.

Cizí osoba nikdy nezíská přístup k informacím, které nám byly předány k uložení.

Děkujeme Vám za Vaši důvěru

Mezi klienty patří státní a obecní úřady, velké komerční podniky, které oceňují kvalitu a rychlost práce, ale i zástupci středních a malých firem, kteří si nás vybírají pro náš porozumění a partnerský přístup.

Poprvé jsme se na First Archive Company LLC obrátili před dvěma lety, kdy bylo potřeba dát všechny dokumenty do pořádku. Bylo pro nás důležité, aby veškerá práce byla odvedena kvalitně a všechny dokumenty byly snadno dohledatelné, s čímž si archivní firma poradila na výbornou.

Vymlyatin I.N.
Dočasný ředitel JSC House-Building Plant č. 1

Ruská vědecká nadace si vybrala First Archive Company LLC jako dodavatele archivních služeb (ukládání a systemizace dokumentů) a spolupracuje s ní již několik let.

S poskytovanými službami jsme vždy spokojeni. Práce je dokončena v plném rozsahu, rychle, efektivně a včas a přítomnost elektronické databáze značně usnadňuje práci při vyhledávání a získávání potřebných dokumentů.

Manažeři společností jsou vždy v kontaktu. Dlouholetá spolupráce přispěla k přidělení konkrétních zkušených manažerů a zaměstnanců do naší organizace, těch, kteří přicházejí sbírat dokumenty a systematizovat je, což je pro nás velmi výhodné, protože to nevyžaduje další vysvětlení a komentáře.

Vedoucí správy Ruské vědecké nadace

FSBI „SLO „Russia“ spolupracuje s LLC „First Archive Company“ od roku 2015 a po celou dobu zůstává kvalita služeb na nejvyšší úrovni.

Spolupráce s archivní firmou nám přináší obrovské výhody v oblasti archivace a likvidace dokumentů. Veškeré dohody s archivní společností jsou vždy plněny, efektivně a včas.

Těreščenko K.E.
Generální ředitel federálního státního rozpočtového úřadu zvláštního letového oddělení „Rusko“

Vzhledem k dalšímu stěhování naší firmy a vypršení doby uložení dokumentů jsme potřebovali pomoc archivní firmy.
Služby byly provedeny rychle a ve stanoveném termínu. Všechny naše dokumenty byly rychle shromážděny a odvezeny. Děkujeme First Archive Company LLC za to, že jsme se mohli legální cestou zbavit velkého množství dokumentů bez přerušení pracovního procesu.